Elektronik arşivleme sistemini tanımlayan e-arşiv, işletmelerin resmi faturalarını elektronik ortamda düzenlenip saklamalarını sağlar. e-Arşiv, kağıt faturaların dijital ortama aktarılmasıyla oluşturulur. Bu faturalar Maliye Bakanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak elektronik ortamda saklanır. Bu sistem, işletmelerin faturalarını dijital ortamda muhafaza ederek pratik şekilde iletmelerine imkan tanır.
e Arşiv Zorunluluğu
e-Arşiv zorunluluğu, Türkiye'deki işletmelerin belirli bir ciroya ulaşması veya belirli sektörlerde faaliyet göstermesi durumunda, resmi faturaları elektronik ortamda düzenleyip saklamak zorunda olmalarını gerektiren düzenlemeyi ifade eder. 2014 yılında Türkiye'de yürürlüğe giren e-arşiv zorunluluğu, işletmelerin dijitalleşme sürecine uyum sağlamalarını hedefler.
e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğu, önceki mali yılın cirosu belirli miktarı aşan işletmeleri kapsar. Belirlenen ciroyu aşan işletmeler, resmi faturaları kağıt ortamı yerine elektronik ortamda düzenlemekle yükümlüdürler. Bazı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler de e-Arşiv zorunluluğuna sahiptir.
Maliye Bakanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak elektronik ortamda düzenlenip saklanan faturalar, elektronik imza ile güvenli ve geçerli hale getirilir. İşletmeler, e-Arşiv zorunluluğuna uyum sağlamak için gerekli altyapıyı oluşturarak Maliye Bakanlığı'nın belirlediği süreçlere uygun hareket etmelidir.
e-Arşiv zorunluluğu, işletmelerin kağıt kullanımını azaltarak çevreye duyarlı bir yaklaşımı teşvik etmek, işlem süreçlerini hızlandırmak, vergi uyumunu sağlamak gibi amaçlar ile getirilir. Elektronik fatura düzenleme ve saklama işlemleri, işletmelerin maliyetlerini azaltıp iş süreçlerini verimli hale getirir.
e Arşiv Kullanmanın Avantajları
e-Arşiv kullanmanın avantajları, işletmelerin maliyetleri azaltması, işlem süreçlerini hızlandırması, çevre dostu iş yapısına geçiş yapması için son derece önemlidir. e-arşiv kullanmanın işletmeler için pek çok avantajı bulunur.
Maliyet tasarrufu, bu avantajlar arasında öne çıkar. e-Arşiv, kağıt faturaların dijital ortamda saklanıp iletilmesini sağladığı için işletmelere kağıt, mürekkep, zarf, posta gibi masraflardan tasarruf etme imkanı tanır.
e-Arşiv faturaların elektronik ortamda düzenlenip iletilmesi, işletmelere işlem süreçlerini hızlandırarak emek ile zaman tasarrufu yaratır. Dijital ortamda saklandığı için kolayca erişilip aranabilir. Bu da belgelerin kaybolma riskini azaltır ve arşivleme süreçlerini kolaylaştırır.
Maliye Bakanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanıp elektronik olarak imzalanan faturalar, yasal geçerliliğe sahiptir. e-Arşiv, kağıt kullanımını azaltarak doğal kaynakların korunarak çevre dostu iş yapısının oluşturulmasına katkıda bulunur.
